12/06/2020 - 6 Min Read

Hijrah ke Kantor Baru ALAMI Sharia

“A journey of thousand miles begins with a single step. Perjalanan ALAMI Sharia mengembangkan industri keuangan syariah di Indonesia masih jauh dan panjang, dan diharapkan dengan adanya kantor baru inilah langkah awal itu dimulai,” begitu tutur cerita dari Adi Jayadianto, Tax and Finance Manager ALAMI, salah satu main PIC yang mengurusi proses perpindahan ke lokasi kantor baru ALAMI Sharia.

Yes, sejak Senin 8 Juni 2020, ALAMI Squad berkantor di Co-Hive Plaza 89 Lantai 12 dengan model custom–built private office, dari yang sebelumnya menggunakan ruangan-ruangan terpisah di Co-Hive Plaza Kuningan. Mengapa momentum perpindahan kantor ini penuh makna untuk ALAMI Squad? Apa saja perbedaannya di kantor baru ALAMI Sharia dengan kantor sebelumnya? Bagaimana peraturan New Normal dari pemerintah diwujudkan di kantor baru ALAMI Sharia ini? Yuk, simak lebih lanjut di artikel ini!

Another New Milestone: Kantor Baru ALAMI Sharia

Listia Deasy Lestari, ALAMI Human Capital Manager, menjelaskan bahwa perpindahan kantor ini sudah direncanakan oleh manajemen ALAMI sejak pertengahan tahun lalu. Perjalanan ALAMI dengan pertambahan jumlah staff yang begitu pesat membuat manajemen berpikir tentang perlunya sebuah kantor yang eksklusif dihuni oleh ALAMI Squad.

Sampai tahun lalu, ALAMI mempunyai tiga ruangan yang berbeda di co-working space Co-Hive Plaza Kuningan. Namun, lokasi ruangan ini pun berbeda lantai dan tidak berada dalam satu baris area. Finally, pada akhir tahun 2019, Harza Sandityo, Chief Operations Officer (COO) ALAMI memulai inisiasi proses perpindahan ke kantor baru ALAMI.

Pada bulan Mei 2019, jumlah ALAMI Squad masih berjumlah 19 orang. Namun, pada akhir tahun 2019, ALAMI Squad sudah berjumlah 36 orang, ditambah lagi dengan 4 orang intern.  Dengan jumlah karyawan sudah mencapai 40 orang, ALAMI Squad kerap kali masih harus berpindah-pindah ruangan jika ingin berkoordinasi satu sama lain. Jika ada yang slow response, tidak jarang maka sesama tim harus menghampiri di ruangan yang berbeda.

Ketika diadakan outbound ke Ciater pada akhir tahun 2019, Listia baru menyadari bahwa engagement level ALAMI Squad hanya terbatas pada staff yang satu ruangan atau berada dalam tim yang sama dan terkait.

Dengan terwujudnya perpindahan kantor baru yang khusus untuk ALAMI Squad dan kapasitas baru yang sesuai dengan jumlah ALAMI Squad yang sekarang serta desain yang dirancang untuk menerjemahkan berbagai nilai perusahaan yang dimiliki ALAMI, diharapkan ALAMI Squad pun bisa bekerjasama dan berkoordinasi dengan lebih solid lagi. Kolaborasi yang terjadi diharapkan bisa lebih luas dan semakin berdampak positif untuk perjuangan ALAMI mengembangkan industri keuangan syariah di Indonesia. Apalagi, kantor baru ini bisa ditempati tidak lama setelah ALAMI resmi mendapat tanda berizin dari OJK.

“Setelah negosiasi berkali-kali, perlambatan jadwal penyelesaian, revisi desain, dan berbagai miskomunikasi yang terjadi, kita akhirnya berhasil menyelesaikan semuanya dan hadirlah kantor baru ALAMI. Walaupun sepertinya fungsi kantor telah berubah setelah terjadi pandemi, saya berpendapat representasi yang dihadirkan oleh sebuah kantor tetap penting untuk memberi nilai tambah kepada perusahaan. So, here is our office, which represents our values, and the place where a lot of magnificent things will happen, inshaaAllah,” ujar Harza dengan penuh harap. 

Perbedaan Kantor Baru ALAMI Sharia dengan Kondisi Lama

Di kantor baru, ALAMI Squad tidak lagi harus saling menghampiri di ruangan yang berbeda, karena konsep open office plan di kantor baru ini memungkinkan sesama ALAMI Squad untuk bertatap muka, berkolaborasi dan bekerjasama dengan baik. Terdapat ruangan sentral yang memuat semua meja kerja atau work station setiap staff.

Selain itu, dengan menggunakan model custom–built private office, ALAMI Squad juga tidak harus berbagi ruangan kantor dengan perusahaan lain. Untuk melakukan kegiatan mulai dari makan siang, rekreasi sampai ibadah, bisa dilakukan di area yang memang khusus untuk ALAMI Squad, sehingga privasi ALAMI Squad pun lebih terjaga.

Berbeda dengan di kantor lama, di kantor baru ini ALAMI Squad juga telah mempunyai berbagai ruangan meeting, baik untuk kelompok kecil maupun yang lebih besar, dan phone booth yang khusus untuk ALAMI Squad, dan tentu tidak harus berbagi lagi dengan perusahaan lain. Baik face–to–face meeting ataupun phone meeting pun bisa segera dilakukan tanpa harus menunggu giliran. Sehingga, berbagai permasalahan bisa dibicarakan dan diselesaikan dengan lebih efisien.

Konsep keseluruhan kantor baru ini mencerminkan berbagai nilai-nilai ALAMI, mulai dari Prinsip Kesyariahan, Agile & Dynamic, Energetic, sampai Kekeluargaan.

Tantangan Mewujudkan Kantor Baru ALAMI Sharia

Diceritakan oleh Adi, ALAMI pun harus menghadapi berbagai tantangan dalam mewujudkan kantor baru ALAMI.

“Sebenarnya, seharusnya kita sudah pindah sejak Januari 2020. Namun, harus tertunda, karena kantor kita yang tadinya di lantai 11 kemudian harus pindah ke lantai 12 karena adanya alasan eksternal. Sehingga kita harus ubah desain, menghitung biaya lagi, dan harus memperpanjang sewa kantor lama karena tidak bisa pindah dulu sampai kantor di lantai 12 tersebut siap pakai. Perjuangan banget sampai kantor baru bisa terwujud karena kita harus bolak-balik ganti PKS dan negosiasi harga berkali-kali sampai akhirnya bisa deal,” ujar Adi mengenang proses yang harus dijalani ALAMI Squad dalam mewujudkan kantor baru ini.

Praktik New Normal yang Diterapkan di Kantor Baru ALAMI Sharia

Ketika akhirnya kantor baru siap dipakai di akhir bulan Maret 2020, pandemi COVID-19 menimpa Indonesia. Dua bulan penuh kantor baru ALAMI Sharia harus dikosongkan karena ALAMI menerapkan konsep kerja Work From Home (WFH) untuk ALAMI Squad. Akhirnya, kantor bisa dipakai oleh ALAMI Squad pada Senin, 8 Juni 2020 lalu setelah pemerintah mengumumkan perkantoran bisa kembali dibuka dengan 50% kapasitas dan penerapan protokol New Normal. Karena kapasitas kantor baru ALAMI Sharia mencapai 50 orang, maka maksimal hanya bisa diisi sampai 20 orang setiap harinya.

Listia sebagai Human Capital Manager juga mengeluarkan panduan protokol New Normal yang diterapkan di kantor baru ALAMI Sharia untuk semua ALAMI Squad. Pada dasarnya, sampai sekarang ALAMI terus menerapkan kebijakan WFH secara umum. Namun, ALAMI mempersilakan ALAMI Squad yang ingin atau perlu bekerja dari kantor, dengan tetap menjaga kuota yang ditetapkan pemerintah.

Kriteria pekerjaan yang boleh dilakukan dari kantor baru antara lain: pekerjaan administratif yang membutuhkan tanda tangan basah, berhubungan langsung atau memerlukan tatap muka dengan pengguna atau calon pengguna, dan tidak bisa dilakukan lewat jaringan internet. Untuk menjaga kuota dengan ketat, setiap staff harus melaporkan sebelumnya kepada tim HC jika ingin bekerja di kantor.

Sedangkan ALAMI Squad yang wajib bekerja dari rumah adalah mereka yang di lokasi tempat tinggalnya terdapat pasien positif COVID-19, berusia di atas 45 tahun, mempunyai anak di bawah usia satu tahun, dan sedang hamil atau mempunyai istri yang sedang hamil.

Jika ALAMI Squad memutuskan untuk bekerja dari kantor, maka harus dipastikan protokol kesehatan telah dipenuhi. Misalnya, kondisi suhu tubuh 36 – 37 derajat Celcius, tidak sedang sakit batuk, pilek, demam, dan sebagainya.

Dalam perjalanan menuju kantor, disarankan ALAMI Squad hanya menggunakan kendaraan pribadi.

Begitu tiba di kantor, ALAMI Squad wajib melepas sepatunya dan menaruh di kantung yang dibawa pribadi dari rumah.

Selama di kantor, ALAMI Squad wajib menggunakan masker, menjaga kebersihan, tidak berkerumun, menjaga jarak setidaknya satu meter, dan membawa alat-alat pribadi mulai dari alat sholat, alat makan, sampai barang-barang kesehatan seperti vitamin, masker, hand sanitizer, dan tissue basah. Jika ada ALAMI Squad yang terindikasi melanggar peraturan, maka akan mendapatkan sanksi sesuai dengan Peraturan Perusahaan.

ALAMI Squad juga dihimbau langsung menyimpan pakaian kerja yang dipakai dalam wadah terpisah jika tiba di rumah kembali, langsung mandi, dan membersihkan berbagai perangkat yang dibawa ke kantor dengan cairan disinfektan.

Walaupun terlihat ribet dan repot, namun Listia tetap menyemangati semua ALAMI Squad untuk mematuhi protokol New Normal yang telah diterapkan. “Kunci dari keberhasilan adalah berdoa, selalu ikhtiar dan tidak menyerah dengan keadaan. Ayo kita laksanakan protokol New Normal dengan disiplin agar bisnis tetap bertahan dan kita tetap waspada dengan ancaman virus COVID-19 yang mungkin datang,” ujarnya.